comment écrire des courriels efficaces

Parfois, les courriers électroniques peuvent être très longs, surtout lorsque vous citez une grande partie du contenu des courriels précédents. En outre, les e-mails deviennent souvent longs si vous avez beaucoup à dire ou si vous devez donner un aperçu complet de la situation économique de votre entreprise.

La plupart des gens ont tendance à penser que les lettres et les courriels qu’ils reçoivent sont courts sont ceux auxquels ils ont répondu le plus positivement et pour lesquels ils éprouvent les meilleurs sentiments. Les longues lettres reçoivent une réponse positive. Cependant, presque toujours, les longues communications ne sont considérées comme positives que si nous entretenons une relation très proche et chaleureuse avec la personne qui nous a écrit. Nous nous sentons rarement positifs envers les connaissances et les personnes que nous ne connaissons pas et qui nous envoient de longues lettres ou des courriels. Cela a des implications importantes pour les personnes utilisant le courrier électronique dans les affaires. La grande majorité de vos courriels au travail vont être envoyés à des personnes que vous ne connaissez pas ou avec lesquelles vous n’avez que des relations minces. Par conséquent, tout autre message qu’un simple courrier électronique est susceptible d’entraîner un sentiment négatif chez votre lecteur.

Jouer en toute sécurité; Soyez bref!

Tout cela est très bien en théorie, bien sûr, mais dans la pratique, en particulier au travail, vous devez inclure beaucoup de matériel. La réponse est de traiter l’e-mail comme s’il s’agissait d’une lettre d’accompagnement. Joignez ensuite le texte principal en tant que document de traitement de texte distinct. Tous les programmes de messagerie peuvent joindre des fichiers, mais un grand nombre d’e-mails sont envoyés sans utiliser cette fonctionnalité. L’avantage de mettre votre pièce principale en pièce jointe est que votre destinataire voit immédiatement votre message sous un jour positif, car il est bref et précis.

Vous devez résumer le contenu de la pièce jointe en une phrase ou deux

De cette manière, votre lecteur pourra obtenir tout ce dont il a besoin de savoir, sans avoir à ouvrir le fichier joint. Cependant, s’ils ont besoin de plus de profondeur, vous les avez fournis.
Une technique que vous pouvez utiliser pour raccourcir votre courrier électronique consiste à écrire le message principal dans votre logiciel de traitement de texte, avec tous les détails dont vous avez besoin. Puis faites une pause, faites autre chose et, plus tard, lisez votre texte. Maintenant, essayez de le résumer en quelques phrases – ce résumé devrait être la partie principale de votre courrier électronique. Essayer de résumer quelque chose que vous venez d’écrire est difficile, car tous les détails resteront dans votre esprit. C’est pourquoi prendre une pause peut vous aider à laisser votre esprit pur et à rendre l’écriture sommaire beaucoup plus facile. Votre courriel récapitulatif, ainsi que le document de traitement de texte en pièce jointe, plairont certainement à votre destinataire. Cela signifie qu’il est très utile de prendre le temps nécessaire pour construire votre courrier électronique correctement, plutôt que de simplement lancer quelque chose.

Vous pouvez également vous assurer que les courriels sont courts en évitant de «citer» de grandes quantités de courriels antérieurs.

L’un des avantages du bouton « Répond » des programmes de messagerie est que vous pouvez citer le message précédent. De cette manière, le destinataire peut facilement voir à quoi vous répondez. Cependant, étant donné que de nombreux courriels vont et viennent entre différentes personnes, le message peut rapidement devenir très long, bien que la plupart soient des éléments de messages précédents. La solution à ce problème consiste à ne citer que ce dont vous avez besoin d’envoyer une personne pour que votre réponse soit compréhensible. Bien sûr, appuyez sur le bouton «Répondez» pour citer l’e-mail original, mais parcourez ensuite le texte cité et supprimez tout ce qui n’est pas pertinent par rapport à ce que vous allez écrire. Cela revient à voir le message du point de vue de votre lecteur – ils ne veulent pas parcourir le texte original (le leur!), Juste pour voir sur quel point vous commentez. Il est beaucoup plus facile de leur point de vue si votre réponse est claire. En d’autres termes, n’utilisez que des guillemets sélectifs – pas des guillemets en gros, comme c’est la pratique la plus courante.

Une raison supplémentaire pour laquelle certains courriels sont si longs est que l’auteur tente de couvrir divers sujets.

Ils pratiquent presque le «dumping cérébral», tout ce qui, à leur avis, est important ou pertinent pour le lecteur. Pendant ce temps, le destinataire pauvre doit se frayer un chemin dans ce gâchis pour essayer de découvrir ce qui est important. Une bonne communication, en particulier avec des personnes que nous ne connaissons pas, est une communication ciblée. Cela signifie, en substance, que chaque email doit porter sur un sujet et un seul sujet. Le logiciel de messagerie lui-même vous en donne une indication où vous devez taper un « sujet » pour votre courrier électronique.

Si vos courriels concernent plus d’un sujet, arrêtez-vous!

Chaque email ne devrait porter que sur un sujet. Votre destinataire réagira beaucoup plus positivement si vous envoyez quatre courriers électroniques distincts sur quatre sujets plutôt que d’essayer de regrouper tout le contenu en un seul message, inévitablement plus long. En outre, lorsque ces messages distincts obtiennent une réponse, le contenu cité est plus court. Par conséquent, pensez toujours, un message = un email différent.