Comment comptabiliser l’achat ou la location de logiciels ?

Les logiciels représentent des outils indispensables pour traiter les opérations d’achat, de vente, de comptabilité au sein d’un cabinet d’architectes. Lorsqu’une entreprise achète ou loue un logiciel, il y a des différences dans la manière de comptabiliser les coûts pour chaque option. Dans cet article, nous allons examiner les différences entre l’achat et la location de logiciels et la façon dont ces coûts sont comptabilisés.

L’achat de logiciels

Lorsqu’une entreprise d’architectes achète un logiciel, elle doit payer le coût total du logiciel en une seule fois. Le coût du logiciel sera alors considéré comme un actif, qui sera amorti sur plusieurs années. Le processus d’amortissement permet de répartir le coût de l’actif sur la durée de sa durée de vie utile. Cette opération peut être effectuée par un cabinet comptable pour les architectes.

La durée de vie utile d’un logiciel est la période pendant laquelle il est utile à l’entreprise. Cette durée est basée sur l’usage prévu de l’application. Par exemple, si une entreprise achète un logiciel pour une durée de vie utile de cinq ans, elle peut amortir le coût sur une période de cinq ans.

Lorsque l’entreprise commence à utiliser le logiciel, elle doit enregistrer le coût de l’actif dans ses livres comptables. Cela se fait par le biais d’un compte d’actif appelé « logiciels ». Ce compte fait partie d’un groupe d’actifs intangibles et il est généralement restitué sous la forme d’un actif immobilisé.

Lorsqu’un logiciel a été amorti sur toute sa durée de vie utile, le solde du compte d’actif sera à zéro. À ce stade, l’entreprise peut choisir de continuer à utiliser le logiciel sans comptabiliser de frais, ou elle peut acheter une nouvelle version du logiciel pour continuer à travailler.

La location de logiciels

Lorsqu’une entreprise loue un logiciel, elle paie un loyer mensuel pour utiliser le logiciel. Le coût de la location doit être comptabilisé comme une dépense de fonctionnement chaque mois, plutôt que comme un actif fixe.

Le coût de la location doit être enregistré dans les livres comptables chaque mois par le biais d’une dépense appelée « frais de location de logiciels ». Cette dépense doit être attribuée au compte de charges d’exploitation et sera rapportée comme une perte sur la période.

Lorsque l’entreprise met en place un contrat de location de logiciel, elle doit tenir compte des différentes conditions du contrat. Le contrat de location peut inclure des coûts supplémentaires, des tarifs de renouvellement ou des clauses de résiliation anticipée. Il est important de les comprendre et de les intégrer aux revenus et aux coûts futurs.

L’avantage de la location de logiciels est que l’entreprise peut utiliser le logiciel pour une période déterminée et renouveler ou résilier le contrat lorsque cela est nécessaire. Par conséquent, l’entreprise n’a pas à supporter les coûts d’achat et de conservation de l’actif à long terme, mais elle doit toutefois payer des frais de location récurrents.

La comptabilité des coûts de maintenance de logiciels

Outre les coûts d’achat et de location de logiciels, les entreprises doivent également prendre en compte les coûts de maintenance logicielle. Les coûts de maintenance logicielle comprennent les coûts pour les mises à jour, la correction des bogues, les mises à niveau et le support technique. Vous pouvez confier la réalisation de cette tâche à un expert comptable pour l’architecte.

Les coûts de maintenance logicielle peuvent être inclus dans le coût initial d’achat ou de location et doivent être amortis sur la durée de vie utile du logiciel, ou ils peuvent être pris en compte comme des dépenses opérationnelles. Si la maintenance est incluse dans le coût initial, elle doit être considérée comme un actif et être amortie sur la durée de vie utile du logiciel. Si les coûts de maintenance sont séparés de l’achat ou de la location, ils doivent être considérés comme des dépenses d’exploitation et facturés régulièrement.